2016年12月16日

 

審計密探CIA - Bittermelon
中小企五個理財壞習慣(一)

2014年02月06日
  • 企業在財務管理上,有不少壞習慣。(資料圖片)

   

 

農曆新年剛過,代表春天已經來臨,正所謂去舊迎新,有沒有想過改掉一些壞習慣?說起來瓜瓜就有不少,當中以粗心大意為最。
就好像早前拙作《奧思溢利為何急跌》,由於使用Excel時,寫錯了公式,但又沒有留意,因此計錯了存貨周轉期,正確的情況應是由2012年的118天增加90天,至2013年的208天,而不是由75天增加175天至250天,幸得奧思(1161)的公關顧問來函指正,實在抱歉。
做人應要戒掉壞習慣,其實經營企業也一樣,例如在財務管理上就有不少陋習,在多年的審計生涯中經常都會遇到,現在就選幾項常見的說一下。
第一種壞習慣,就是沒有為職責做好適當分工。這裡講的並不是要將工作量平均分配以提升效率,而是在於每個職位的權責應要妥善劃分清楚,以做到互相制衡和監察。例如一些小型企業,由於人手有限,不單出納會計一腳踢,有時連HR、IT、行政、一般採購等工作也要兼顧。不少企業老闆都認為,會計不就是管錢的嗎?一切和錢有關的,自然就應由會計負責,有甚麼問題?一派理直氣壯的模樣。可是,若缺乏職責分工,負責管錢的出納同時又負責會計記帳,那又如何得知花了的錢是物有所值,從客戶得到的收入又是否穩妥齊全?
老闆反駁說,沒有聽過「疑人不用,用人不疑」嗎?事事不肯相信下屬,企業又怎能運作?其實這是風險管理問題,相信下屬不等於不需要監察和制衡。況且人始終是人,即使給你找著個「擔柿都唔偷食」的人,平日如何誠實可靠,也未必抵受得住誘惑。不要忘記,出納的日常工作就是金錢,花斑斑的錢財每天過手,這個誘惑不是一兩次而是天天發生!請個誠實可靠的員工固然重要,但也要有適當的監察和制衡,就算不是為了防範欺詐,也要減低出錯機會吧?
老闆看來還未信服,因此再次反駁說,將職責分開由員工A來監察員工B,那是否要找員工C來制衡員工B?之後呢?莫非又要多找員工D來看好員工C?這樣下去無止境怎辦?即使可以,ABCD串謀來個集體舞弊,你也沒法子呀!說得對,分工之難就在於此。上述說過,職責適當分工其實是風險管理,分工的程度要幾大,也要視乎成本效益。風險管理就有一條金科玉律,若實施控制的成本大於風險,那就不值得去做了。就小企業的出納工作而言,一般做法是出納只管錢,管數還是由另一位會計人員負責,這安排已經能夠起到監察作用。若擔心出納和會計串通再另加一個員工去監察,似乎就是過分控制了。再講,我們還可以利用其他方法去加強監察,例如不定期現金盤點去彌補不足。
第二種壞習慣,就是缺乏財政預算和計劃。不要看輕預算,其實它是一種控制手段,能協助企業有計劃地去營運,以使預期目標可以實現。不少人認為預算是死,人腦是生,與其花時間和精力去編製和執行預算,倒不如多做幾單生意。可是,他們並不知道,透過編製預算這個過程,能協助企業去思考,為每一步做好打算。
舉個最簡單的例子,自助旅行。即使打算優哉遊哉兼隨心所至到外地旅遊,出發前至少也要了解當地的一般消費水平,例如一餐飯的價錢、酒店房價、交通工具的選擇和車資,以及商戶對信用卡的歡迎程度,然後再決定攜帶多少現金吧?若是積極點,有既定目標的旅遊,由於時間和金錢有限,預先編排行程就少不了,例如打算某天去某個博物館參觀,並且順道遊覽當地市中心,首先就要查一下博物館的開放日期和時間,對吧?接著要知道如何去,看甚麼,吃甚麼,住宿何處,回程又如何安排,每日開支大約需要多少等。當然,就算不預早計劃,基本上仍能完成旅程,只不過未必能盡興而歸,或者遇到突發情況時,不能馬上應變。同理,沒有為企業做財政預算,生意也可以做得很好,但若要提高達標的機會,以及對突發情況做出及時反應,最好還是有個預算。
至於另外3個理財壞習慣,下篇再續。今天是人日正月初七,祝大家馬年進步! http://bittermelon2009.blogspot.hk/

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